Kontakte exportieren: iPhone, Outlook-Kontakte und Google

Welche Datei du bekommst

Nimm 300 Kontakte auf einem iPhone, die bis Montag in Outlook auf einem Arbeitslaptop sein müssen. Das iPhone exportiert sie, und Outlook importiert Kontakte. Aber die Datei, die das iPhone schreibt, importiert Outlook für Windows nicht.

Jedes Adressbuch schreibt eine von zwei Dateien. Die erste listet die Angaben jeder Person Zeile für Zeile als Text. Kontakte-Apps nennen sie vCard, und ihr Name endet auf .vcf. Die zweite ist eine einfache Tabelle mit einem Kontakt pro Zeile, eine CSV, und die lesen Excel, Google Sheets und der Import von Outlook. Wo deine Kontakte liegen, bestimmt also die Datei, und die Datei bestimmt den nächsten Schritt.

Die Seite Was ist eine VCF-Datei? zeigt eine geöffnet. Der Rest dieser Seite geht Quelle für Quelle durch und behandelt dann die zwei Dinge, die man mit der Datei macht: sie als Tabelle öffnen oder auf die andere Seite bringen.

Kontakte vom iPhone exportieren

Das iPhone exportiert eine .vcf. Eine CSV- oder Excel-Option gibt es nicht, weder auf dem Telefon noch auf iCloud.com. Es gibt zwei Wege zur Datei.

Weg 1, auf dem Telefon selbst. Das braucht iOS 16 oder neuer und keinen Computer.

1. Öffne Kontakte und tipp oben links auf „Listen“.
2. Halte die Liste gedrückt, die du exportieren willst. Für eine selbst gewählte Gruppe tippst du erst auf „Liste hinzufügen“ und fügst die Personen hinzu.
3. Tipp auf „Exportieren“. Wähl die Felder, die mit sollen, und tipp auf „Fertig“.
4. Wähl, wohin die Datei geht: Mail, Nachrichten, AirDrop oder „In Dateien sichern“.

Jetzt hast du eine .vcf mit allen auf dieser Liste. Für eine einzelne Person öffnest du den Kontakt und tippst auf „Kontakt teilen“.

Weg 2, über iCloud.com. Nimm diesen Weg, wenn du an einem Computer sitzt und die Kontakte in iCloud gespeichert sind.

1. Öffne auf dem iPhone die Einstellungen, tipp auf deinen Namen, dann auf iCloud, und prüf, ob Kontakte eingeschaltet ist.
2. Geh im Browser auf icloud.com/contacts und melde dich an.
3. Öffne das Menü „Auswählen“ und wähl „Alle Kontakte auswählen“. Um nur einige zu wählen, halte auf dem Mac die Befehlstaste oder unter Windows Strg gedrückt und klick jeden an.
4. Klick auf die Aktionstaste und wähl „vCard exportieren“. Der Browser lädt eine .vcf mit jedem ausgewählten Kontakt herunter.

Ein Mac liefert dieselbe Datei ohne Browser: Öffne Kontakte, wähl die Personen aus und dann Ablage > Exportieren > vCard exportieren. Unter Kontakte > Einstellungen > vCard legen zwei Kästchen fest, ob Notizen und Fotos mit hineinkommen.

Der übliche Fehler ist, Weg 2 zu nehmen und anzunehmen, dass die Datei alle enthält. iCloud.com exportiert nur die Kontakte, die in iCloud gespeichert sind. Zeigt das iPhone auch Personen aus einem Gmail- oder Outlook-Account, bleiben die bei diesem Account. Exportiere sie aus Google oder Outlook, oder nimm Weg 1, der jede Liste exportiert, die die Kontakte-App zeigt.

Kontakte aus Outlook exportieren

Outlook ist der umgekehrte Fall: Es schreibt eine CSV. In welchem Menü der Export steckt, hängt davon ab, welches Outlook du hast.

Neues Outlook für Windows, Outlook im Web und Outlook.com.

1. Wähl „Personen“ in der Seitenleiste.
2. Wähl im Menüband „Kontakte exportieren“. Im Web steht es unter „Kontakte verwalten“.
3. Wähl im Auswahlmenü „Alle Kontakte“ oder einen Ordner.
4. Wähl „Exportieren“. Die .csv landet in deinem Ordner „Downloads“.

Klassisches Outlook für Windows.

1. Wähl „Datei“, dann „Öffnen und exportieren“, dann „Importieren/Exportieren“.
2. Wähl „In Datei exportieren“, dann „Kommagetrennte Werte“.
3. Wähl den Ordner „Kontakte“ unter deinem Konto.
4. Wähl „Durchsuchen“, gib der Datei einen Namen und wähl „OK“.
5. Wähl „Weiter“, dann „Fertig stellen“.

So oder so hast du am Ende eine CSV. Die Datei aus dem klassischen Outlook sieht beim Öffnen seltsam aus, weil Outlook für jedes Feld, das es kennt, eine Spalte schreibt und die meisten leer sind. Mit der Datei ist alles in Ordnung.

Outlook für Mac passt in keine der beiden Listen. Es hat keinen CSV-Export, und seine ältere Version exportiert nur ein .olm-Archiv, eine Datei, die allein Outlook für Mac liest. Ist der Account ein Microsoft 365-, Exchange- oder Outlook.com-Account, melde dich in Outlook im Web an und exportiere die CSV dort. Die Kontakte sind dieselben.

Google-Kontakte exportieren

Google Contacts ist die einzige Quelle, die beide Dateien anbietet.

1. Geh auf contacts.google.com.
2. Setz das Häkchen neben einem beliebigen Kontakt und wähl oben links Auswahlaktionen > Alle. Lass diesen Schritt weg, wenn du nur die angehakten exportieren willst.
3. Klick oben rechts auf „Weitere Aktionen“, dann auf „Exportieren“.
4. Wähl das Format und klick auf „Exportieren“.

Welches Format? Richte dich danach, wohin die Kontakte gehen. Google-CSV passt für eine Tabelle oder eine Sicherung. Die vCard-Option, „vCard (für iOS-Kontakte)“, passt für ein iPhone, iCloud oder einen Mac. Für Outlook exportierst du eins von beiden und wandelst es in eine CSV mit den Spaltennamen von Outlook um, wie unten beschrieben.

Die exportierte Datei in Excel oder Google Sheets öffnen

Jetzt hast du eine Datei. Ist es eine CSV, aus Outlook oder Google, ist dieser Schritt schon erledigt: Sie öffnet sich so, wie sie ist, in Excel, Numbers oder Google Sheets. Deutsches Excel erwartet Semikolons als Trennzeichen; steht eine Komma-CSV dort in einer einzigen Spalte, öffne sie über Daten > Aus Text/CSV und wähl Komma.

Eine .vcf ist der schwierigere Fall. Excel öffnet sie als Text und setzt jede Zeile der Datei in eine eigene Zeile, eine Person füllt also zehn Zeilen. Der übliche Fehler ist, diese Zeilen von Hand aufzuräumen. Für einen Kontakt pro Zeile schickst du die Datei stattdessen durch den VCF-in-CSV-Konverter:

1. Zieh die .vcf auf die Seite, oder mehrere Dateien auf einmal.
2. Wähl einen Spaltensatz. Excel / Google Sheets gibt einfache Namen: Vollständiger Name, Firma, Position, E-Mail, Mobil und so weiter. Das Trennzeichen steht im deutschen Konverter schon auf Semikolon, wie es deutsches Excel erwartet.
3. Prüf die Vorschau. Sie zeigt die ersten 10 Kontakte, „Alle Kontakte anzeigen“ listet den Rest, und unter der Tabelle stehen die Zahl der Kontakte und der Spalten.
4. Lade die CSV herunter und öffne sie.

Der Konverter liest vCard 2.1, 3.0 und 4.0, einschließlich der beschrifteten Felder, die iCloud und Google schreiben. Die CSV ist UTF-8 mit Byte-Order-Mark, deshalb zeigt Excel Umlaute, Akzente und Namen in anderen Schriften richtig an, wenn du die Datei doppelt anklickst. Alles läuft in deinem Browser. Die Datei wird nicht hochgeladen, und es gibt kein Konto.

Kontakte zwischen iPhone und Outlook verschieben

Zurück zu den 300 Kontakten auf dem iPhone. Outlook für Windows importiert eine CSV und das iPhone eine .vcf, die Datei muss unterwegs also einmal das Format wechseln. Der Konverter erledigt das in beide Richtungen.

Richtung 1, vom iPhone zu Outlook. Exportiere die .vcf, öffne sie im Konverter und wähl den Spaltensatz Outlook. Er schreibt die Spaltennamen, die der Export von Outlook selbst nutzt: „First Name“, „E-mail Address“, „Business Phone“, „Mobile Phone“. Dann importierst du die CSV:

• Neues Outlook: „Personen“, dann „Kontakte importieren“ im Menüband (im Web unter „Kontakte verwalten“). Wähl „Durchsuchen“, such die Datei aus und wähl „Importieren“.
• Klassisches Outlook: Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren > Aus anderen Programmen oder Dateien importieren > Kommagetrennte Werte. Such die Datei, leg fest, was mit Duplikaten passiert, wähl den Ordner „Kontakte“ und dann „Fertig stellen“.

Das klassische Outlook lässt Duplikate zu, wenn du diese Option nicht änderst. Sind manche dieser Personen schon in Outlook, wähl „Keine Duplikate importieren“.

Richtung 2, von Outlook zum iPhone. Exportiere die CSV, stell den Konverter auf CSV → VCF und zieh die Datei hinein. Er ordnet die Spalten von Outlook über ihre Namen den Kontaktfeldern zu und lädt eine .vcf mit allen darin herunter. Wähl auf icloud.com/contacts die Taste zum Hinzufügen und dann „vCard importieren“. Oder mail dir die Datei selbst und tipp auf dem iPhone auf den Anhang.

Ein Fall braucht gar keine Datei. Wenn du Outlook-Kontakte nur auf dem Telefon sehen willst, füg den Outlook-Account auf dem iPhone hinzu und schalte dafür Kontakte ein. Die Kontakte erscheinen in der Kontakte-App und bleiben beim Account.

Wenn ein Export falsch aussieht

• Umlaute und Akzente erscheinen in Excel als „é“. Die CSV wurde im alten Windows-Zeichensatz geöffnet. Lade sie mit eingeschaltetem Byte-Order-Mark aus dem Konverter herunter, oder öffne sie in Excel über Daten > Aus Text/CSV als UTF-8.
• Outlook zeigt einen Kontakt aus einer .vcf, die Hunderte enthält. Das Fenster von Outlook zeigt nur den ersten Kontakt einer vCard. Wandle die Datei in eine CSV um und importiere diese.
• Die Fotos fehlen. Eine CSV enthält nur Text, und der Konverter überspringt die Fotos in einer .vcf.
• Outlook in einer anderen Sprache lehnt die Spalten ab. Outlook erwartet die Spaltennamen der CSV in seiner eigenen Sprache. Ordne die Spalten beim Import von Hand zu oder benenn die Spaltennamen um.