Exportar contactos iPhone, Outlook y Google, paso a paso

Averigua qué archivo vas a obtener

Pongamos 300 contactos en un iPhone que tienen que estar en el Outlook de un portátil del trabajo el lunes. El iPhone los exporta, y Outlook importa contactos. Pero el archivo que escribe el iPhone es uno que Outlook para Windows no importa.

Cada agenda escribe uno de dos archivos. El primero lista los datos de cada persona línea a línea, como texto. Las apps de contactos lo llaman vCard, y su nombre termina en .vcf. El segundo es una tabla sencilla con un contacto por fila, llamada CSV, y es lo que leen Excel, Google Sheets y la importación de Outlook. Así que el sitio donde viven tus contactos decide el archivo, y el archivo decide el paso siguiente.

La página sobre qué es un archivo VCF muestra uno abierto. El resto de esta página va origen por origen y después trata las dos cosas que se hacen con el archivo: abrirlo como hoja de cálculo o pasarlo al otro lado.

Exportar contactos desde un iPhone

El iPhone exporta un .vcf. No tiene opción de CSV ni de Excel, ni en el teléfono ni en iCloud.com. Hay dos rutas para obtener el archivo.

Ruta 1, en el propio teléfono. Necesita iOS 16 o posterior y ningún ordenador.

1. Abre Contactos y toca Listas, arriba a la izquierda.
2. Mantén pulsada la lista que quieres exportar. Para exportar un grupo elegido por ti, toca antes Añadir lista y mete en ella a esas personas.
3. Toca Exportar. Selecciona los campos que quieres incluir y toca OK.
4. Elige adónde va el archivo: Mail, Mensajes, AirDrop o Guardar en Archivos.

Ya tienes un .vcf con todas las personas de esa lista. Para una sola persona, abre el contacto y toca Compartir contacto.

Ruta 2, a través de iCloud.com. Úsala cuando estés en un ordenador y los contactos estén guardados en iCloud.

1. En el iPhone, abre Ajustes, toca tu nombre y luego iCloud, y comprueba que Contactos está activado.
2. En un navegador, ve a icloud.com/contacts e inicia sesión.
3. Abre el menú Seleccionar y elige Seleccionar todos los contactos. Para elegir solo algunos, mantén pulsada Comando en un Mac o Control en Windows y haz clic en cada uno.
4. Haz clic en el botón Acciones y elige Exportar vCard. El navegador descarga un .vcf con todos los contactos que seleccionaste.

Un Mac da el mismo archivo sin navegador: abre Contactos, selecciona a las personas y elige Archivo > Exportar > Exportar vCard. En Contactos > Ajustes > vCard, dos casillas deciden si se incluyen las notas y las fotos.

El error habitual es tomar la ruta 2 y dar por hecho que el archivo tiene a todo el mundo. iCloud.com exporta solo los contactos guardados en iCloud. Si el iPhone también muestra personas de una cuenta de Gmail u Outlook, se quedan en esa cuenta. Expórtalas desde Google o desde Outlook, o usa la ruta 1, que exporta cualquier lista que muestre la app Contactos.

Exportar contactos desde Outlook

Outlook es el caso contrario: escribe un CSV. ¿En qué menú está la exportación? Depende de qué Outlook tengas.

Nuevo Outlook para Windows, Outlook en la web y Outlook.com.

1. Selecciona Personas en el panel lateral.
2. En la cinta, selecciona Exportar contactos. En la web está en Administrar contactos.
3. Elige Todos los contactos, o una carpeta, en el desplegable.
4. Selecciona Exportar. El .csv se guarda en tu carpeta Descargas.

Outlook clásico para Windows.

1. Elige Archivo, luego Abrir y exportar, luego Importar o exportar.
2. Elige Exportar a un archivo y luego Valores separados por comas.
3. Selecciona la carpeta Contactos de tu cuenta.
4. Elige Examinar, ponle nombre al archivo y elige Aceptar.
5. Elige Siguiente y luego Finalizar.

Por cualquiera de las dos vías acabas con un CSV. El archivo del Outlook clásico se ve raro al abrirlo, porque Outlook escribe una columna por cada campo que conoce y la mayoría están vacías. No le pasa nada.

Outlook para Mac no encaja en ninguna de las dos listas. No tiene exportación CSV, y su versión heredada solo exporta un archivo .olm, que únicamente lee Outlook para Mac. Si la cuenta es de Microsoft 365, Exchange u Outlook.com, inicia sesión en Outlook en la web y exporta allí el CSV. Los contactos son los mismos.

Exportar los contactos de Google

Google Contacts es el único origen que ofrece los dos archivos.

1. Ve a contacts.google.com.
2. Marca la casilla de cualquier contacto y elige Acciones de selección > Todos, arriba a la izquierda. Sáltate este paso para exportar solo los que marques.
3. Arriba a la derecha, haz clic en Más acciones y luego en Exportar.
4. Elige el formato y haz clic en Exportar.

¿Qué formato? Depende de adónde vayan los contactos. CSV de Google sirve para una hoja de cálculo o una copia de seguridad. La opción vCard, con la etiqueta vCard (para Contactos de iOS), sirve para un iPhone, iCloud o un Mac. Para Outlook, exporta cualquiera de los dos y conviértelo en un CSV con los nombres de columna de Outlook, como se explica más abajo.

Abrir el archivo exportado en Excel o Google Sheets

Ya tienes un archivo. Si es un CSV, de Outlook o de Google, este paso ya está hecho: se abre tal cual en Excel, Numbers o Google Sheets. En un Excel en español, que suele esperar punto y coma, ábrelo con Datos > Desde el texto/CSV y elige la coma si todo cae en una sola columna.

Un .vcf es el caso difícil. Excel lo abre como texto y pone cada línea del archivo en una fila propia, así que una persona ocupa diez filas. El error habitual es ponerse a ordenar esas filas a mano. Para tener una fila por contacto, pasa el archivo por el conversor de VCF a CSV:

1. Suelta el .vcf en la página, o varios archivos a la vez.
2. Elige un juego de columnas. Excel / Google Sheets da nombres sencillos: Nombre completo, Empresa, Cargo, Correo electrónico, Móvil, etc.
3. Revisa la vista previa. Muestra los 10 primeros contactos, y Mostrar los contactos lista el resto, con el número de contactos y columnas bajo la tabla.
4. Descarga el CSV y ábrelo. En esta página el Separador viene en punto y coma, como lo espera el Excel en español.

El conversor lee vCard 2.1, 3.0 y 4.0, incluidos los campos etiquetados que escriben iCloud y Google. El CSV va en UTF-8 con marca de orden de bytes, así que Excel muestra bien las tildes y los nombres en otras escrituras al hacer doble clic en el archivo. Todo funciona en tu navegador. El archivo no se sube y no hay cuenta.

Pasar contactos entre el iPhone y Outlook

Vuelve a los 300 contactos del iPhone. Outlook para Windows importa un CSV y el iPhone importa un .vcf, así que el archivo tiene que cambiar de formato una vez por el camino. El conversor lo hace en las dos direcciones.

Dirección 1, del iPhone a Outlook. Exporta el .vcf, ábrelo en el conversor y elige el juego de columnas de Outlook. Escribe los nombres de encabezado que usa la propia exportación de Outlook: «First Name», «E-mail Address», «Business Phone», «Mobile Phone». Elige Coma como separador. Después importa el CSV:

• Nuevo Outlook: Personas y luego Importar contactos en la cinta (en Administrar contactos, en la web). Selecciona Examinar, elige el archivo y selecciona Importar.
• Outlook clásico: Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar > Importar de otro programa o archivo > Valores separados por comas. Busca el archivo, elige qué pasa con los duplicados, selecciona la carpeta Contactos y elige Finalizar.

El Outlook clásico permite duplicados salvo que cambies esa opción. Si algunas de estas personas ya están en Outlook, elige «No importar elementos duplicados».

Dirección 2, de Outlook al iPhone. Exporta el CSV, cambia el conversor a CSV → VCF y suelta el archivo. Asigna las columnas de Outlook a campos de contacto por el nombre del encabezado y descarga un .vcf con todos dentro. En icloud.com/contacts, selecciona el botón Añadir y elige Importar vCard. O mándate el archivo por email y toca el adjunto en el iPhone.

Hay un caso que no necesita ningún archivo. Si solo quieres ver los contactos de Outlook en el teléfono, añade la cuenta de Outlook en el iPhone y activa Contactos para ella. Los contactos aparecen en la app Contactos y se quedan en la cuenta.

Arreglar una exportación que se ve mal

• Las tildes salen como «Ã©» en Excel. El CSV se abrió con el antiguo juego de caracteres de Windows. Descárgalo del conversor con la marca de orden de bytes activada, o ábrelo en Excel con Datos > Desde el texto/CSV como UTF-8.
• Outlook muestra un solo contacto de un .vcf que tiene cientos. La ventana de Outlook muestra solo el primer contacto de una vCard. Convierte el archivo a CSV e importa ese.
• Las fotos han desaparecido. Un CSV solo guarda texto, y el conversor omite las fotos de un .vcf.
• Un Outlook en otro idioma rechaza las columnas. Outlook espera los encabezados del CSV en su propio idioma, también el Outlook en español. Asigna las columnas a mano en la importación, o cambia el nombre de los encabezados.