Exporter les contacts de l'iPhone, d'Outlook et de Google

Savoir quel fichier vous allez obtenir

Prenons 300 contacts sur un iPhone qui doivent être dans Outlook, sur un ordinateur portable de travail, d’ici lundi. L’iPhone les exportera, et Outlook importera des contacts. Mais le fichier qu’écrit l’iPhone est un fichier qu’Outlook pour Windows n’importe pas.

Chaque carnet d’adresses écrit l’un de deux fichiers. Le premier liste les coordonnées de chaque personne ligne par ligne, en texte. Les apps de contacts l’appellent une vCard, et son nom se termine par .vcf. Le second est un simple tableau avec un contact par ligne, appelé CSV, et c’est ce que lisent Excel, Google Sheets et l’import d’Outlook. L’endroit où vivent vos contacts décide donc du fichier, et le fichier décide de l’étape suivante.

La page fichier VCF en montre un ouvert. La suite de cette page passe en revue chaque source, puis les deux choses que l’on fait du fichier : l’ouvrir comme feuille de calcul, ou le faire passer de l’autre côté.

Exporter les contacts d'un iPhone

L’iPhone exporte un .vcf. Il n’a pas d’option CSV ou Excel, ni sur le téléphone ni sur iCloud.com. Deux chemins mènent au fichier.

Chemin 1, sur le téléphone lui-même. Il demande iOS 16 ou version ultérieure, et aucun ordinateur.

1. Ouvrez Contacts et touchez Listes en haut à gauche.
2. Maintenez le doigt sur la liste à exporter. Pour exporter un groupe de votre choix, touchez d’abord Ajouter une liste et mettez-y les personnes.
3. Touchez Exporter. Sélectionnez les champs à inclure, puis touchez OK.
4. Choisissez où va le fichier : Mail, Messages, AirDrop ou Enregistrer dans Fichiers.

Vous avez maintenant un seul .vcf avec toutes les personnes de cette liste. Pour une seule personne, ouvrez le contact et touchez Partager le contact.

Chemin 2, par iCloud.com. Utilisez-le quand vous êtes devant un ordinateur et que les contacts sont stockés dans iCloud.

1. Sur l’iPhone, ouvrez Réglages, touchez votre nom, puis iCloud, et vérifiez que Contacts est activé.
2. Dans un navigateur, allez sur icloud.com/contacts et connectez-vous.
3. Ouvrez le menu Sélectionner et choisissez Sélectionner tous les contacts. Pour n’en prendre que certains, maintenez Commande sur un Mac ou Ctrl sous Windows et cliquez sur chacun.
4. Cliquez sur le bouton Actions et choisissez Exporter la vCard. Le navigateur télécharge un seul .vcf avec tous les contacts sélectionnés.

Un Mac donne le même fichier sans navigateur : ouvrez Contacts, sélectionnez les personnes, puis choisissez Fichier > Exporter > Exporter une vCard. Dans Contacts > Réglages > vCard, deux cases décident si les notes et les photos y sont incluses.

L’erreur habituelle est de prendre le chemin 2 en pensant que le fichier contient tout le monde. iCloud.com n’exporte que les contacts stockés dans iCloud. Si l’iPhone affiche aussi des personnes d’un compte Gmail ou Outlook, elles restent dans ce compte. Exportez-les depuis Google ou Outlook, ou utilisez le chemin 1, qui exporte toute liste que l’app Contacts affiche.

Exporter les contacts d'Outlook

Outlook est le cas inverse : il écrit un CSV. Quel menu contient l’export ? Cela dépend de l’Outlook que vous avez.

Nouvel Outlook pour Windows, Outlook sur le web et Outlook.com.

1. Sélectionnez Contacts dans le panneau latéral.
2. Dans le ruban, sélectionnez Exporter des contacts. Sur le web, l’option se trouve sous Gérer les contacts.
3. Choisissez Tous les contacts, ou un dossier, dans la liste déroulante.
4. Sélectionnez Exporter. Le .csv est enregistré dans votre dossier Téléchargements.

Outlook classique pour Windows.

1. Choisissez Fichier, puis Ouvrir et exporter, puis Importer/Exporter.
2. Choisissez Exporter des données vers un fichier, puis Valeurs séparées par une virgule.
3. Sélectionnez le dossier Contacts sous votre compte.
4. Choisissez Parcourir, nommez le fichier et choisissez OK.
5. Choisissez Suivant, puis Terminer.

Dans les deux cas, vous obtenez un seul CSV. Le fichier d’Outlook classique paraît étrange à l’ouverture, parce qu’Outlook écrit une colonne pour chaque champ qu’il connaît et que la plupart sont vides. Il n’a aucun défaut.

Outlook pour Mac n’entre dans aucune des deux listes. Il n’a pas d’export CSV, et son ancienne version n’exporte qu’une archive .olm, un fichier que seul Outlook pour Mac lit. Si le compte est un compte Microsoft 365, Exchange ou Outlook.com, connectez-vous à Outlook sur le web et exportez le CSV depuis là. Ce sont les mêmes contacts.

Exporter Google Contacts

Google Contacts est la seule source qui propose les deux fichiers.

1. Allez sur contacts.google.com.
2. Cochez la case à côté d’un contact, puis choisissez Actions de sélection > Tout en haut à gauche. Sautez cette étape pour n’exporter que ceux que vous cochez.
3. En haut à droite, cliquez sur Autres actions, puis Exporter.
4. Choisissez le format, puis cliquez sur Exporter.

Quel format ? Tout dépend de la destination des contacts. Google CSV convient à un tableur ou à une sauvegarde. Le choix vCard, intitulé vCard (pour Contacts iOS), convient à un iPhone, à iCloud ou à un Mac. Pour Outlook, exportez l’un ou l’autre et convertissez-le en CSV avec les noms de colonnes d’Outlook, comme décrit plus bas.

Ouvrir le fichier exporté dans Excel ou Google Sheets

Vous avez maintenant un fichier. Si c’est un CSV, d’Outlook ou de Google, cette étape est déjà faite : il s’ouvre tel quel dans Excel, Numbers ou Google Sheets.

Un .vcf est le cas difficile. Excel l’ouvre comme du texte et met chaque ligne du fichier sur une ligne à part, si bien qu’une personne remplit dix lignes. L’erreur habituelle est de commencer à ranger ces lignes à la main. Pour obtenir une ligne par contact, passez plutôt le fichier dans le convertisseur VCF en CSV :

1. Déposez le .vcf sur la page, ou plusieurs fichiers à la fois.
2. Choisissez un jeu de colonnes. Excel / Google Sheets donne des noms simples : Nom complet, Entreprise, Poste, E-mail, Mobile, etc.
3. Vérifiez l’aperçu. Il montre les 10 premiers contacts, et Afficher les contacts liste le reste, avec le nombre de contacts et de colonnes sous le tableau.
4. Téléchargez le CSV et ouvrez-le.

Le convertisseur lit les vCard 2.1, 3.0 et 4.0, y compris les champs avec libellé qu’écrivent iCloud et Google. Le CSV est en UTF-8 avec une marque d’ordre des octets, donc Excel affiche correctement les accents et les noms dans d’autres écritures quand vous double-cliquez sur le fichier. Sur cette page en français, le séparateur est réglé par défaut sur le point-virgule, celui qu’attend Excel en français. Tout se passe dans votre navigateur. Le fichier n’est pas envoyé, et il n’y a pas de compte.

Transférer des contacts entre l'iPhone et Outlook

Revenons aux 300 contacts de l’iPhone. Outlook pour Windows importe un CSV et l’iPhone importe un .vcf, donc le fichier doit changer de format une fois en chemin. Le convertisseur le fait dans les deux sens.

Sens 1, de l’iPhone vers Outlook. Exportez le .vcf, ouvrez-le dans le convertisseur et choisissez le jeu de colonnes Outlook. Il écrit les noms d’en-tête qu’utilise l’export d’Outlook lui-même : « First Name », « E-mail Address », « Business Phone », « Mobile Phone ». Importez ensuite le CSV :

• Nouvel Outlook : Contacts, puis Importer des contacts dans le ruban (sous Gérer les contacts sur le web). Sélectionnez Parcourir, choisissez le fichier et sélectionnez Importer.
• Outlook classique : Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter > Importer à partir d’un autre programme ou fichier > Valeurs séparées par une virgule. Allez chercher le fichier, choisissez ce qui arrive aux doublons, sélectionnez le dossier Contacts et choisissez Terminer.

Outlook classique accepte les doublons sauf si vous changez cette option. Si certaines de ces personnes sont déjà dans Outlook, choisissez « Ne pas importer les doublons ».

Sens 2, d’Outlook vers l’iPhone. Exportez le CSV, passez le convertisseur sur CSV vers VCF et déposez le fichier. Il associe les colonnes d’Outlook aux champs de contact d’après leurs noms d’en-tête et télécharge un seul .vcf avec tout le monde. Sur icloud.com/contacts, sélectionnez le bouton Ajouter et choisissez Importer une vCard. Ou envoyez-vous le fichier par e-mail et touchez la pièce jointe sur l’iPhone.

Un cas n’a besoin d’aucun fichier. Si vous voulez seulement voir les contacts Outlook sur le téléphone, ajoutez le compte Outlook sur l’iPhone et activez Contacts pour ce compte. Les contacts apparaissent dans l’app Contacts et restent dans le compte.

Corriger un export qui paraît faux

• Les accents s’affichent en « Ã© » dans Excel. Le CSV a été ouvert avec l’ancien jeu de caractères de Windows. Téléchargez-le depuis le convertisseur en laissant la marque d’ordre des octets activée, ou ouvrez-le dans Excel par Données > À partir d’un fichier texte/CSV, en UTF-8.
• Outlook n’affiche qu’un contact d’un .vcf qui en contient des centaines. La fenêtre d’Outlook n’affiche que le premier contact d’une vCard. Convertissez le fichier en CSV et importez celui-ci.
• Les photos ont disparu. Un CSV ne contient que du texte, et le convertisseur ignore les photos d’un .vcf.
• Outlook dans une autre langue refuse les colonnes. Outlook attend les en-têtes CSV dans sa propre langue. Associez les colonnes à la main pendant l’import, ou renommez les en-têtes.