Esportare contatti iPhone, Outlook e Google, passo per passo

Scopri quale file otterrai

Prendi 300 contatti su un iPhone che entro lunedì devono stare in Outlook su un portatile di lavoro. L’iPhone li esporta, e Outlook importa contatti. Ma il file che scrive l’iPhone è di un tipo che Outlook per Windows non importa.

Ogni rubrica scrive uno di due file. Il primo elenca i dati di ogni persona riga per riga, come testo. Le app dei contatti lo chiamano vCard, e il suo nome finisce in .vcf. Il secondo è una semplice tabella con un contatto per riga, chiamata CSV, ed è quello che leggono Excel, Google Sheets e l’importazione di Outlook. Quindi è il posto in cui stanno i contatti a decidere il file, e il file a decidere il passo successivo.

La pagina su cos’è un file VCF ne mostra uno aperto. Il resto di questa pagina va origine per origine, poi tratta le due cose che si fanno con il file: aprirlo come foglio di calcolo, o spostarlo dall’altra parte.

Esportare i contatti da un iPhone

L’iPhone esporta un .vcf. Non ha un’opzione CSV o Excel, né sul telefono né su iCloud.com. Per ottenere il file ci sono due strade.

Strada 1, sul telefono stesso. Richiede iOS 16 o successivo e nessun computer.

1. Apri Contatti e tocca Elenchi in alto a sinistra.
2. Tieni premuto l’elenco che vuoi esportare. Per esportare un gruppo scelto da te, tocca prima Aggiungi elenco e mettici le persone.
3. Tocca Esporta. Seleziona i campi da includere, poi tocca Fine.
4. Scegli dove va il file: Mail, Messaggi, AirDrop o Salva su File.

Ora hai un unico .vcf con tutte le persone di quell’elenco. Per una sola persona, apri il contatto e tocca Condividi contatto.

Strada 2, da iCloud.com. Usala quando sei al computer e i contatti sono salvati in iCloud.

1. Sull’iPhone, apri Impostazioni, tocca il tuo nome, poi iCloud, e controlla che Contatti sia attivo.
2. In un browser, vai su icloud.com/contacts e accedi.
3. Apri il menu Seleziona e scegli Seleziona tutti i contatti. Per sceglierne solo alcuni, tieni premuto Comando su un Mac o Ctrl su Windows e fai clic su ognuno.
4. Fai clic sul pulsante Azioni e scegli Esporta vCard. Il browser scarica un unico .vcf con tutti i contatti selezionati.

Un Mac dà lo stesso file senza browser: apri Contatti, seleziona le persone e scegli Archivio > Esporta > Esporta vCard. In Contatti > Impostazioni > vCard, due caselle decidono se includere note e foto.

L’errore più comune è prendere la Strada 2 e dare per scontato che il file contenga tutti. iCloud.com esporta solo i contatti salvati in iCloud. Se l’iPhone mostra anche persone di un account Gmail o Outlook, queste restano in quell’account. Esportale da Google o da Outlook, oppure usa la Strada 1, che esporta qualsiasi elenco mostrato dall’app Contatti.

Esportare i contatti da Outlook

Outlook è il caso opposto: scrive un CSV. In quale menu si trova l’esportazione? Dipende da quale Outlook hai.

Nuovo Outlook per Windows, Outlook sul web e Outlook.com.

1. Seleziona Persone nel pannello laterale.
2. Sulla barra multifunzione, seleziona Esporta contatti. Sul web si trova sotto Gestisci contatti.
3. Scegli Tutti i contatti, o una cartella, dal menu a discesa.
4. Seleziona Esporta. Il .csv viene salvato nella cartella Download.

Outlook classico per Windows.

1. Scegli File, poi Apri ed esporta, poi Importa/Esporta.
2. Scegli Esporta in un file, poi Valori separati da virgola.
3. Seleziona la cartella Contatti sotto il tuo account.
4. Scegli Sfoglia, dai un nome al file e scegli OK.
5. Scegli Avanti, poi Fine.

In entrambi i casi ottieni un unico CSV. Il file di Outlook classico sembra strano quando lo apri, perché Outlook scrive una colonna per ogni campo che conosce e la maggior parte è vuota. Il file non ha niente che non va.

Outlook per Mac non rientra in nessuno dei due elenchi. Non ha un’esportazione CSV, e la sua versione legacy esporta solo un archivio .olm, un file che legge soltanto Outlook per Mac. Se l’account è Microsoft 365, Exchange o Outlook.com, accedi a Outlook sul web ed esporta lì il CSV. I contatti sono gli stessi.

Esportare Google Contacts

Google Contacts è l’unica origine che offre entrambi i file.

1. Vai su contacts.google.com.
2. Spunta la casella accanto a un contatto qualsiasi, poi scegli Azioni di selezione > Tutti in alto a sinistra. Salta questo passaggio per esportare solo quelli che spunti.
3. In alto a destra, fai clic su Altre azioni, poi su Esporta.
4. Scegli il formato, poi fai clic su Esporta.

Quale formato? Decidi in base a dove vanno i contatti. CSV Google va bene per un foglio di calcolo o un backup. La scelta vCard, indicata come vCard (per Contatti iOS), va bene per un iPhone, iCloud o un Mac. Per Outlook, esporta uno dei due e convertilo in un CSV con i nomi di colonna di Outlook, come spiegato più sotto.

Aprire il file esportato in Excel o Google Sheets

Ora hai un file. Se è un CSV, da Outlook o da Google, questo passaggio è già fatto: si apre così com’è in Excel, Numbers o Google Sheets.

Il .vcf è il caso più difficile. Excel lo apre come testo e mette ogni riga del file in una riga a sé, quindi una persona occupa dieci righe. L’errore più comune è mettersi a sistemare quelle righe a mano. Per avere un contatto per riga, passa invece il file nel convertitore da VCF a CSV:

1. Trascina il .vcf sulla pagina, o più file insieme.
2. Scegli un set di colonne. Excel / Google Sheets dà nomi semplici: Nome e cognome, Azienda, Qualifica, Email, Cellulare e così via.
3. Controlla l’anteprima. Mostra i primi 10 contatti, e Mostra tutti elenca gli altri, con il conteggio di contatti e colonne sotto la tabella.
4. Scarica il CSV e aprilo. Su questa pagina in italiano il separatore parte da punto e virgola, quello che Excel in italiano si aspetta, così il file si apre già diviso in colonne.

Il convertitore legge vCard 2.1, 3.0 e 4.0, compresi i campi con etichetta che scrivono iCloud e Google. Il CSV è in UTF-8 con byte order mark, quindi Excel mostra correttamente accenti e nomi in altri alfabeti quando fai doppio clic sul file. Tutto avviene nel tuo browser. Il file non viene caricato, e non serve un account.

Spostare i contatti tra iPhone e Outlook

Torna ai 300 contatti sull’iPhone. Outlook per Windows importa un CSV e l’iPhone importa un .vcf, quindi lungo la strada il file deve cambiare formato una volta. Il convertitore lo fa in entrambe le direzioni.

Direzione 1, da iPhone a Outlook. Esporta il .vcf, aprilo nel convertitore e scegli il set di colonne Outlook. Scrive le intestazioni che usa l’esportazione di Outlook stesso: First Name, E-mail Address, Business Phone, Mobile Phone. Poi importa il CSV:

• Nuovo Outlook: Persone, poi Importa contatti sulla barra multifunzione (sotto Gestisci contatti sul web). Seleziona Sfoglia, scegli il file e seleziona Importa.
• Outlook classico: File > Apri ed esporta > Importa/Esporta > Importa da un altro programma o file > Valori separati da virgola. Cerca il file, scegli cosa fare con i duplicati, seleziona la cartella Contatti e scegli Fine.

Outlook classico accetta i duplicati se non cambi quell’opzione. Se alcune di queste persone sono già in Outlook, scegli «Non importare elementi duplicati».

Direzione 2, da Outlook a iPhone. Esporta il CSV, passa il convertitore su CSV → VCF e trascina dentro il file. Abbina le colonne di Outlook ai campi del contatto in base ai nomi delle intestazioni e scarica un unico .vcf con tutti. Su icloud.com/contacts, seleziona il pulsante Aggiungi e scegli Importa vCard. Oppure manda il file a te stesso per email e tocca l’allegato sull’iPhone.

Un caso non richiede nessun file. Se vuoi solo vedere i contatti di Outlook sul telefono, aggiungi l’account Outlook sull’iPhone e attiva Contatti per quell’account. I contatti compaiono nell’app Contatti e restano nell’account.

Correggere un’esportazione che non va

• In Excel gli accenti compaiono come «Ã©». Il CSV è stato aperto con il vecchio set di caratteri di Windows. Scaricalo dal convertitore lasciando attivo il byte order mark, oppure aprilo in Excel da Dati > Da testo/CSV come UTF-8.
• Outlook mostra un solo contatto da un .vcf che ne contiene centinaia. La finestra di Outlook mostra solo il primo contatto di una vCard. Converti il file in CSV e importa quello.
• Le foto sono sparite. Un CSV contiene solo testo, e il convertitore salta le foto dentro un .vcf.
• Outlook in un’altra lingua rifiuta le colonne. Outlook si aspetta le intestazioni del CSV nella sua lingua. Abbina le colonne a mano durante l’importazione, oppure rinomina le intestazioni.