Exportar contatos do iPhone, do Outlook e do Google

Saiba que arquivo você vai receber

Pense em 300 contatos num iPhone que precisam estar no Outlook de um notebook do trabalho até segunda-feira. O iPhone vai exportá-los, e o Outlook importa contatos. Mas o arquivo que o iPhone grava é um que o Outlook para Windows não importa.

Toda agenda grava um de dois arquivos. O primeiro lista os dados de cada pessoa linha por linha, em texto. Os apps de contatos o chamam de vCard, e o nome dele termina em .vcf. O segundo é uma tabela simples com um contato por linha, chamada CSV, e é o que o Excel, o Google Sheets e a importação do Outlook leem. Então o lugar onde seus contatos estão define o arquivo, e o arquivo define o próximo passo.

A página sobre o que é um arquivo VCF mostra um aberto. O resto desta página vai de origem em origem e depois trata das duas coisas que as pessoas fazem com o arquivo: abrir como planilha ou levar para o outro lado.

Exportar contatos do iPhone

O iPhone exporta um .vcf. Ele não tem opção de CSV nem de Excel, nem no celular nem no iCloud.com. Há dois caminhos até o arquivo.

Caminho 1, no próprio celular. Precisa do iOS 16 ou posterior e de nenhum computador.

1. Abra o app Contatos e toque em Listas, no canto superior esquerdo.
2. Toque e mantenha pressionada a lista que você quer exportar. Para exportar um grupo à sua escolha, toque antes em Adicionar Lista e coloque as pessoas nela.
3. Toque em Exportar. Selecione os campos a incluir e toque em OK.
4. Escolha para onde vai o arquivo: Mail, Mensagens, AirDrop ou Salvar em Arquivos.

Agora você tem um só .vcf com todos dessa lista. Para uma só pessoa, abra o contato e toque em Compartilhar Contato.

Caminho 2, pelo iCloud.com. Use quando estiver num computador e os contatos estiverem guardados no iCloud.

1. No iPhone, abra Ajustes, toque no seu nome e depois em iCloud, e confira se Contatos está ativado.
2. Num navegador, acesse icloud.com/contacts e inicie a sessão.
3. Abra o menu Selecionar e escolha Selecionar Todos os Contatos. Para escolher só alguns, segure Command num Mac ou Control no Windows e clique em cada um.
4. Clique no botão Ações e escolha Exportar vCard. O navegador baixa um só .vcf com todos os contatos selecionados.

Um Mac gera o mesmo arquivo sem navegador: abra o app Contatos, selecione as pessoas e escolha Arquivo > Exportar > Exportar vCard. Em Contatos > Ajustes > vCard, duas caixas definem se as notas e as fotos entram nele.

O erro comum é usar o Caminho 2 e achar que o arquivo tem todo mundo. O iCloud.com exporta só os contatos guardados no iCloud. Se o iPhone também mostra pessoas de uma conta do Gmail ou do Outlook, elas ficam com essa conta. Exporte-as pelo Google ou pelo Outlook, ou use o Caminho 1, que exporta qualquer lista que o app Contatos mostra.

Exportar contatos do Outlook

O Outlook é o caso oposto: ele grava um CSV. Em que menu fica a exportação? Depende de qual Outlook você tem.

Novo Outlook para Windows, Outlook na web e Outlook.com.

1. Selecione Pessoas no painel lateral.
2. Na faixa de opções, selecione Exportar contatos. Na web, a opção fica em Gerenciar contatos.
3. Escolha Todos os contatos, ou uma pasta, na lista suspensa.
4. Selecione Exportar. O .csv é salvo na sua pasta Downloads.

Outlook clássico para Windows.

1. Escolha Arquivo, depois Abrir e Exportar, depois Importar/Exportar.
2. Escolha Exportar para um arquivo e depois Valores Separados por Vírgula.
3. Selecione a pasta Contatos da sua conta.
4. Escolha Procurar, dê um nome ao arquivo e escolha OK.
5. Escolha Avançar e depois Concluir.

De um jeito ou de outro, você termina com um CSV. O arquivo do Outlook clássico parece estranho quando você o abre, porque o Outlook grava uma coluna para cada campo que conhece, e a maioria fica vazia. Não há nada de errado com ele.

O Outlook para Mac não entra em nenhuma das duas listas. Ele não exporta CSV, e a versão antiga exporta só um arquivo .olm, que só o Outlook para Mac lê. Se a conta for do Microsoft 365, do Exchange ou do Outlook.com, entre no Outlook na web e exporte o CSV por lá. Os contatos são os mesmos.

Exportar o Google Contacts

O Google Contacts é a única origem que oferece os dois arquivos.

1. Acesse contacts.google.com.
2. Marque a caixa ao lado de qualquer contato e escolha Ações de seleção > Todos, no canto superior esquerdo. Pule este passo para exportar só os que você marcar.
3. No canto superior direito, clique em Mais ações e depois em Exportar.
4. Escolha o formato e clique em Exportar.

Qual formato? Depende de para onde os contatos vão. O CSV do Google serve para uma planilha ou um backup. A opção vCard, chamada vCard (para Contatos do iOS), serve para um iPhone, o iCloud ou um Mac. Para o Outlook, exporte qualquer um dos dois e converta para um CSV com os nomes de coluna do Outlook, como explicado abaixo.

Abrir o arquivo exportado no Excel ou no Google Sheets

Agora você tem um arquivo. Se for um CSV, do Outlook ou do Google, este passo já está feito: ele abre no Excel, no Numbers ou no Google Sheets como está. No Excel em português, um CSV com vírgulas às vezes abre todo na coluna A; nesse caso, use Dados > De Texto/CSV e escolha a vírgula como delimitador.

O .vcf é o caso mais difícil. O Excel o abre como texto e coloca cada linha do arquivo numa linha própria, então uma pessoa ocupa dez linhas. O erro comum é começar a arrumar essas linhas à mão. Para ter uma linha por contato, passe o arquivo pelo conversor de VCF para CSV:

1. Solte o .vcf na página, ou vários arquivos de uma vez.
2. Escolha um conjunto de colunas. Excel / Google Sheets dá nomes simples: Nome completo, Empresa, Cargo, E-mail, Celular e assim por diante.
3. Confira a prévia. Ela mostra os 10 primeiros contatos, e Mostrar todos lista o resto, com a contagem de contatos e colunas abaixo da tabela.
4. Baixe o CSV e abra. Nesta versão do conversor, o separador vem como ponto e vírgula, que é o que o Excel em português espera.

O conversor lê vCard 2.1, 3.0 e 4.0, inclusive os campos com rótulo que o iCloud e o Google gravam. O CSV sai em UTF-8 com marca de ordem de bytes, então o Excel mostra acentos e nomes em outras escritas corretamente quando você clica duas vezes no arquivo. Tudo funciona no seu navegador. O arquivo não é enviado, e não há conta.

Levar contatos entre o iPhone e o Outlook

Volte aos 300 contatos no iPhone. O Outlook para Windows importa um CSV e o iPhone importa um .vcf, então o arquivo precisa mudar de formato uma vez no caminho. O conversor faz isso nas duas direções.

Direção 1, do iPhone para o Outlook. Exporte o .vcf, abra-o no conversor e escolha o conjunto de colunas do Outlook. Ele grava os nomes de cabeçalho que a própria exportação do Outlook usa, em inglês: “First Name”, “E-mail Address”, “Business Phone”, “Mobile Phone”. Depois importe o CSV:

• Novo Outlook: Pessoas e depois Importar contatos na faixa de opções (em Gerenciar contatos, na web). Selecione Procurar, escolha o arquivo e selecione Importar.
• Outlook clássico: Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar > Importar de outro programa ou arquivo > Valores Separados por Vírgula. Procure o arquivo, escolha o que acontece com as duplicatas, selecione a pasta Contatos e escolha Concluir.

O Outlook clássico aceita duplicatas, a não ser que você mude essa opção. Se algumas dessas pessoas já estão no Outlook, escolha “Não importar itens duplicados”.

Direção 2, do Outlook para o iPhone. Exporte o CSV, mude o conversor para CSV para VCF e solte o arquivo. Ele associa as colunas do Outlook aos campos de contato pelos nomes de cabeçalho e baixa um só .vcf com todo mundo. Em icloud.com/contacts, selecione o botão Adicionar e escolha Importar vCard. Ou mande o arquivo por e-mail para você mesmo e toque no anexo no iPhone.

Um caso não precisa de arquivo nenhum. Se você só quer ver os contatos do Outlook no celular, adicione a conta do Outlook no iPhone e ative Contatos para ela. Os contatos aparecem no app Contatos e ficam com a conta.

Corrigir uma exportação que saiu errada

• Os acentos aparecem como “é” no Excel. O CSV foi aberto com o antigo conjunto de caracteres do Windows. Baixe-o do conversor com a marca de ordem de bytes ativada, ou abra-o no Excel por Dados > De Texto/CSV como UTF-8.
• O Outlook mostra um contato de um .vcf que tem centenas. A janela do Outlook mostra só o primeiro contato de um vCard. Converta o arquivo para CSV e importe esse CSV.
• As fotos sumiram. Um CSV guarda só texto, e o conversor ignora as fotos dentro de um .vcf.
• O Outlook em outro idioma rejeita as colunas. O Outlook espera os cabeçalhos do CSV no próprio idioma. Associe as colunas à mão na importação, ou renomeie os cabeçalhos.