Calculadora de ROI de feiras e custo por lead

Como calcular o ROI de uma feira e o custo por lead

O ROI de uma feira é o lucro bruto da feira menos o custo total, dividido pelo custo total, em porcentagem. O lucro bruto é a receita dos negócios que a feira gerou multiplicada pela sua margem bruta; sem margem informada, o ROI é (receita − custo) ÷ custo. O custo por lead é o custo total dividido pelo número de leads.

A tabela segue a ordem da calculadora. Três resultados não estão nela:

• Valor do pipeline = leads qualificados × valor do negócio.
• Custo por lead qualificado = custo total ÷ leads qualificados.
• Leads para empatar = negócios para empatar, sem arredondar, ÷ (parcela qualificada × taxa de fechamento), arredondado para cima.

Esses números são inventados para mostrar a conta; não são uma referência de mercado. Informe uma margem: o ROI sobre a receita exagera o retorno quando o produto custa dinheiro para ser entregue. Negócios de uma feira podem levar meses para fechar, então rode a calculadora de novo quando fecharem.

ROI de eventos e congressos

As mesmas fórmulas medem o ROI de um congresso, de um patrocínio ou de um evento que você organiza. Só mudam as linhas de custo. Uma cota de patrocínio ou uma taxa de inscrição vai em Espaço do estande, ingressos e passagens em Viagem e hotel, e o local e o bufê do seu próprio evento em Outros.

Num congresso em que você não tem estande, seus leads são as pessoas com quem você conversou e de quem pegou os dados de contato, cada uma com um cartão ou crachá escaneado e uma nota sobre o que perguntou.

Decida duas coisas antes do evento: o que conta como lead e como os negócios serão atribuídos a ele, em geral por uma origem do lead ou uma tag no CRM. Sem as duas, ninguém consegue medir o ROI do evento meses depois, quando os negócios fecham.

O que contar como custo de uma feira

Conte tudo o que a feira custou. Espaço do estande é a taxa pela área no pavilhão. Montagem do estande e materiais gráficos cobre o estande, a impressão e a instalação. Frete e movimentação é o transporte até o local mais a movimentação interna, a taxa que o pavilhão cobra para levar suas caixas da doca de carga até o estande. Viagem e hotel inclui passagens, quartos e refeições. Horas da equipe é o salário pelos dias na feira, não só as despesas. Promoção e brindes cobre canetas, sacolas e a mala direta antes da feira. Outros inclui o aluguel do coletor de leads, energia, internet, móveis e patrocínios. Deixar as horas da equipe de fora faz a feira parecer mais barata do que foi.

Por que a captação de leads decide o resultado

Todos os números abaixo de Custo total saem da multiplicação do número de leads. Uma conversa no estande que ninguém registrou é um lead que a fórmula nunca vê. Um lead registrado sem forma de contato, sem e-mail, sem telefone, uma foto de crachá sem notas, conta como lead mas não pode virar negócio, então baixa a parcela qualificada e a taxa de fechamento.

Pegue um dado de contato que funcione, mais uma nota sobre o que o visitante pediu. Pergunte sobre orçamento, prazo e quem decide enquanto a pessoa está na sua frente; assim, a parcela qualificada que você digitar depois é uma contagem.

Leads perdidos entre o estande e o CRM

Os leads que contam são os que um vendedor consegue acompanhar a partir do CRM. Entre o estande e esse registro, leads se perdem: cartões esquecidos numa sacola, crachás escaneados exportados do sistema da própria feira dias depois, uma planilha digitada à mão a partir de uma pilha de cartões, dois vendedores escaneando o mesmo visitante. Uma pasta de arquivos de contato .vcf da feira abre no visualizador e conversor VCF e sai como uma única planilha.

Rode a calculadora duas vezes: com os leads coletados no estande e depois com o número que chegou ao CRM. A diferença entre os dois ROIs é quanto os leads perdidos custaram.

Como aumentar o ROI de uma feira

• Registre cada conversa. Um escaneamento ou um cartão para cada pessoa com quem você fala aumenta os Leads e todos os números abaixo deles.
• Qualifique no estande e escreva uma nota. Isso aumenta a Parcela qualificada e diz ao time de vendas para quem ligar primeiro.
• Faça follow-up em poucos dias, enquanto o visitante ainda se lembra do seu estande. Isso aparece na Taxa de fechamento.
• Corte linhas de custo que não trazem leads: um estande maior do que sua equipe consegue atender, brindes que ninguém guarda. Isso baixa o Custo total.
• Escolha feiras que seus compradores frequentam. Uma feira menor com uma parcela qualificada maior pode render mais que uma grande; compare as duas com a opção visitantes × taxa de captação.

Um QR code vCard na placa do estande também deixa os visitantes salvarem seu contato.